Uitdaging
Spoedklussen kwamen via de telefoon binnen en belandden op briefjes en in een gedeelde agenda. De buitendienst wist niet altijd wat er was afgesproken en facturen werden pas dagen later gemaakt, vaak met ontbrekende uren of materialen. Linda wilde één plek waar storingen, planning en facturatie samenkomen.
Oplossing
We bouwden een portaal met een storingsbord: elke melding krijgt direct een tijdslot en een medewerker. Op locatie vult het team de digitale werkbon in, met foto's en een handtekening van de klant. De factuur wordt daaruit automatisch opgemaakt en via de koppeling met Moneybird geboekt.
Klanten loggen in op het klantportaal, zien wanneer iemand komt en keuren offertes voor grotere klussen zelf goed.
Resultaat
De factuur staat nu dezelfde dag klaar en de betaaltermijn is elf dagen korter geworden. De administratie kost het team zo'n negen uur per week minder. Binnen vijf weken stond het portaal live, precies zoals besproken.
